Il nuovo articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori sui controlli a distanza richiede una revisione della policy aziendale in materia di utilizzo degli strumenti informatici di lavoro e di controllo.
In particolare, la nuova norma elimina, per la gran parte dei dispositivi informatici comunemente utilizzati in azienda, la necessità dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione amministrativa.
Tuttavia, a fronte di tale semplificazione, il legislatore richiede una adeguata informativa ai lavoratori sull’utilizzo di questi strumenti.
Viene prevista una suddivisione tra:
1. strumenti per il controllo a distanza degli impianti e dei locali di lavoro;
2. strumenti di lavoro (strettamente indispensabili per la prestazione individuale);
3. strumenti per la registrazione di accessi e presenze.
Solo nel caso di videosorveglianza vi è l’obbligo di una condivisione con le rappresentanze sindacali o una autorizzazione ministeriale.
L’utilizzo di apparecchi di videosorveglianza è giustificato dal presupposto che si tratta di esigenze organizzative e produttive, ovvero di sicurezza del lavoro o tutela del patrimonio aziendale. Pertanto deve perseguire un interesse legittimo del titolare del trattamento (a tutela delle persone e dei beni da possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, vandalismo e terrorismo) e rispettare il principio di necessità, proporzionalità e liceità. Tali mezzi sono così di controllo indiretto, rispetto ai quali il lavoratore è soggetto passivo.
In caso di strumenti di lavoro e di accesso/presenza, non è necessaria alcuna condivisione/autorizzazione, in quanto i mezzi di controllo sono parte degli strumenti che il lavoratore utilizza per l’esecuzione della prestazione. In particolare, la nuova norma disciplina le modalità di utilizzo dei dati raccolti, le cui informazioni potranno essere utilizzate “a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro”.
Occorre, tuttavia, rispettare 3 condizioni:
- l’attrezzatura, fornita al lavoratore, deve essere da lui utilizzata per effettuare la prestazione lavorativa o accedere ai locali aziendali;
- 2. ai lavoratori deve essere stata preventivamente fornita una adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti e su come saranno effettuati i relativi controlli;
- 3. la raccolta, la conservazione e l’utilizzo dei dati devono avvenire nel rispetto della normativa sulla privacy.
In questi casi si tratta di mezzi di controllo indiretto rispetto ai quali il lavoratore è soggetto attivo.
Tra gli strumenti di lavoro rientrano anche internet ed email fornita dal datore di lavoro, ma particolare attenzione va fatta sul software a corredo della dotazione informatica, in quanto è vietata l’installazione di sistemi software che consentono operazioni di “monitoraggio”, “filtraggio”, “controllo” e “tracciatura” degli accessi a internet o alla posta elettronica. Tali software non possono essere considerati “strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa”.
