Con l’avvio dell’anno scolastico torna di particolare interesse, per aziende e lavoratori, la possibilità di utilizzare gli strumenti di welfare aziendale per sostenere le spese di istruzione dei familiari dei dipendenti.

La disciplina fiscale consente infatti, al ricorrere delle condizioni previste dalla normativa, di riconoscere determinate somme e prestazioni senza che queste concorrano alla formazione del reddito di lavoro dipendente, con conseguente esenzione fiscale e contributiva.

La disciplina fiscale

Il riferimento principale è l’art. 51, comma 2, lett. f-bis), del TUIR, che esclude dal reddito di lavoro dipendente le somme, i servizi e le prestazioni messi a disposizione dal datore di lavoro per la fruizione, da parte dei familiari, di servizi di educazione e istruzione, anche in età prescolare, nonché dei servizi integrativi e di mensa collegati, della frequenza di ludoteche e centri estivi e invernali e delle borse di studio.

Si tratta di una disposizione particolarmente interessante perché, a differenza della disciplina dei fringe benefit, per queste prestazioni non è previsto uno specifico limite annuo generale di esenzione: il limite economico è quindi rappresentato, in concreto, dall’importo del welfare riconosciuto dall’azienda.

Quali spese scolastiche possono rientrare nel welfare

L’ambito delle spese ammesse è piuttosto ampio e può comprendere, tra l’altro:

  • rette di asili nido, scuole e istituti di istruzione, fino ai percorsi universitari e post-universitari;
  • servizi di mensa scolastica;
  • servizi integrativi, pre e post scuola, centri estivi e ludoteche;
  • scuolabus e servizi di trasporto scolastico;
  • gite, visite e viaggi di istruzione;
  • libri e testi scolastici o universitari;
  • materiale e strumenti necessari all’attività didattica;
  • servizi di baby-sitting, nei limiti e secondo le condizioni riconosciute dalla disciplina fiscale.

Gli abbonamenti al trasporto pubblico

Una disciplina specifica riguarda gli abbonamenti al trasporto pubblico locale, regionale e interregionale, contemplati dall’art. 51, comma 2, lett. d-bis), TUIR.

Ai fini dell’agevolazione deve trattarsi di veri e propri abbonamenti, ossia titoli che consentano un numero illimitato di viaggi per un determinato periodo e percorso o sull’intera rete. Non sono invece assimilabili agli abbonamenti i normali biglietti a validità temporale.

A chi deve essere riconosciuto il welfare

Un aspetto essenziale riguarda la platea dei destinatari.

Per beneficiare del regime di esenzione, il welfare non deve costituire un trattamento riconosciuto individualmente al singolo lavoratore, ma deve essere rivolto alla generalità dei dipendenti oppure a categorie di dipendenti individuate secondo criteri oggettivi.

Un beneficio attribuito esclusivamente ad personam rischia, invece, di perdere il regime fiscale e previdenziale di favore e di essere assoggettato all’ordinaria imposizione.

Come istituire il piano di welfare

Il welfare può trovare la propria fonte in un accordo o contratto collettivo, in un regolamento aziendale oppure in un’iniziativa volontaria del datore di lavoro.

La corretta strutturazione del piano assume particolare importanza sia per individuare la platea dei beneficiari e le prestazioni riconosciute, sia per disciplinare le modalità di richiesta e la documentazione necessaria per ottenere i rimborsi.

Come avviene il rimborso delle spese scolastiche

Per le spese di istruzione è ammesso anche il rimborso delle somme direttamente sostenute dal dipendente.

Il lavoratore può quindi sostenere la spesa, produrre all’azienda la relativa documentazione e ottenere successivamente il rimborso, che può essere gestito anche attraverso il cedolino paga.

La documentazione deve consentire di individuare il servizio o la prestazione fruita e il relativo beneficiario. A seconda della tipologia di spesa potranno essere utilizzate fatture, ricevute o altra documentazione idonea; per alcune spese documentate mediante scontrino può rendersi necessaria anche una dichiarazione del lavoratore che specifichi la finalità della spesa e il familiare beneficiario.

Welfare e detrazioni nella dichiarazione dei redditi

Occorre infine prestare attenzione al rapporto tra rimborso aziendale e detrazione fiscale.

La medesima spesa non può beneficiare contemporaneamente del rimborso tramite welfare e della detrazione nella dichiarazione dei redditi.

È tuttavia possibile coordinare i due strumenti: il lavoratore può utilizzare la detrazione fiscale nei limiti consentiti dalla normativa e destinare il welfare al rimborso della parte di spesa rimasta effettivamente a proprio carico.

Un ulteriore chiarimento riguarda il caso in cui la spesa sia materialmente sostenuta dal coniuge del dipendente. Secondo quanto richiamato nell’articolo, ciò non impedisce di per sé il rimborso nell’ambito del piano welfare, purché dalla documentazione sia possibile individuare il familiare che ha fruito del servizio, la natura della prestazione e risultino rispettati gli altri requisiti previsti dalla normativa.

In sintesi

Il rimborso delle spese scolastiche rappresenta uno degli strumenti di welfare aziendale di maggiore utilità per i lavoratori con figli e familiari impegnati in percorsi di istruzione.

Per l’azienda è tuttavia fondamentale predisporre correttamente il piano o il regolamento di welfare, individuando con precisione i destinatari, le spese ammesse, le modalità di richiesta del rimborso e la documentazione da conservare, così da assicurare il rispetto delle condizioni previste dall’art. 51 TUIR e il conseguente trattamento fiscale e contributivo di favore.