Il datore di lavoro che intende escludere dall’imponibile contributivo i rimborsi chilometrici fatti ai dipendenti è sufficiente che documenti i rimborsi stessi con riferimento al mese, ai chilometri percorsi nel mese, al tipo di automezzo usato dal dipendente, all’importo corrisposto sulla base della tariffa Aci, senza che occorra, al riguardo documentazione specifica recante l’analitica indicazione dei viaggi giornalmente compiuti, delle località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti visitati e riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi.
La controversia sottoposta all’esame della Cassazione nasceva dalla pretesa dell’INPS di riprendere a contribuzione i rimborsi erogati, per un periodo di cinque anni, ai dipendenti che, per raggiungere clienti ed eseguire installazioni o interventi, usavano le proprie autovetture per motivi di lavoro, sulla scorta di una modulistica aziendale non esaustiva che, pur documentando chilometri percorsi, tipo di automezzo usato e costo chilometrico, non documentava le date di riferimento dei rimborsi (i viaggi giornalmente effettuati), i chilometri percorsi per singolo viaggio, le località di partenza e di destinazione, il nominativo del cliente. Quindi, sosteneva l’Inps, in difetto della predetta documentazione esaustiva, gli importi corrisposti dovevano essere computati nella base imponibile fiscale e previdenziale.
La società ricorreva per cassazione denunciando la violazione e falsa applicazione di legge perché l’esonero contributivo dei rimborsi sarebbe stato condizionato ad adempimenti documentali non richiesti da alcuna previsione normativa.
La Corte accoglie il ricorso, sostenendo che: “l’onere probatorio del datore di lavoro che invochi l’esclusione, dall’imponibile contributivo delle erogazioni in favore dei lavoratori è assolto documentando i rimborsi chilometri con riferimento al mese di riferimento, ai chilometri percorsi nel mese, al tipo di automezzo usato dal dipendente, all’importo corrisposto a rimborso del costo chilometrico sulla base della tariffa Aci, senza che occorra, al riguardo, documentazione specifica ed analitica recante, con esauriente scheda mensile per ciascun dipendente o documento similare, l’analitica indicazione dei viaggi giornalmente compiuti, delle località di partenza e di destinazione, con specificazione dei clienti visitati e riepilogo giornaliero dei chilometri percorsi”.
Rimane, ad ogni modo, la buona norma di conservare la documentazione che attesti i costi sostenuti dai dipendenti, quale ricevute di alberghi, ristoranti e taxi, biglietti aerei e ferroviari, schede carburante, pedaggi autostradali, report di interventi, etc.